Jak MMR proplatí pohotovostní výjezd při sociálním pohřbu

Ministerstvo pro místní rozvoj upřesnilo podmínky, za kterých lze obci v rámci nákladů na sociální pohřeb uznat také pohotovostní výjezd pohřební služby. Z pohledu pohřebních služeb jde o důležitou informaci: samotné uvedení pohotovostního příplatku na faktuře nebo v ceníku nestačí.

Pohřební služba musí být připravena prokázat, že skutečně šlo o výjezd uskutečněný v režimu pohotovosti a že účtovaný příplatek odpovídá jejím veřejně stanoveným podmínkám i skutečným personálním nákladům.

Čtyři podmínky pro uznání pohotovostního výjezdu

Podle požadavků MMR musí být splněny a doloženy zejména následující skutečnosti:

1. Pohotovostní režim musí být zakotven v provozním řádu

Provozní řád pohřební služby musí prokazovat zajištění nepřetržitého režimu 24 hodin denně, sedm dní v týdnu. Současně musí přesně vymezovat dobu, během které pohřební služba účtuje pohotovostní příplatek.

Nestačí tedy pouze obecná formulace, že je služba dostupná nepřetržitě. Musí být zřejmé, kdy začíná a končí časové období považované za pohotovost.

2. Podmínky a cena musí být zveřejněny na webu

Stejné časové vymezení pohotovosti musí být uvedeno také na internetových stránkách pohřební služby. Veřejně dostupná informace má obsahovat rovněž cenu pohotovostního příplatku.

Provozní řád, ceník a webové stránky si proto nesmějí odporovat. Pokud je například v provozním řádu stanovena pohotovost od 18.00 do 6.00 hodin, musí stejný časový režim vyplývat také z veřejného ceníku.

3. Musí být doloženo vyplacení příplatku zaměstnancům

Pohřební služba má být schopna doložit, že pracovníci, kteří pohotovostní výjezd uskutečnili, skutečně obdrželi odpovídající příplatek.

Jako doklad může sloužit například částečně anonymizovaný výplatní lístek nebo jiný průkazný mzdový podklad. Dokument musí potvrdit existenci a vyplacení příplatku, ale současně musí být zpracován v souladu s pravidly ochrany osobních údajů.

Personální a mzdovou dokumentaci je proto vhodné archivovat odděleně a zpřístupnit ji pouze oprávněným osobám.

4. Kniha jízd musí prokázat průběh výjezdu

Kniha jízd musí obsahovat údaje, které umožní konkrétní pohotovostní výjezd jednoznačně dohledat. Zaznamenány mají být zejména:

• datum výjezdu,

• čas výjezdu,

• použité vozidlo,

• místo výjezdu,

• čas návratu,

• jména členů posádky.

Záznam musí současně potvrdit, že výjezd uskutečnila minimálně dvoučlenná posádka.

Nestačí položka na faktuře

Nové upřesnění lze chápat jako praktický kontrolní seznam pro případ následné kontroly nákladů sociálního pohřbu. Pohřební služba musí počítat s tím, že jednotlivé dokumenty budou posuzovány ve vzájemných souvislostech.

Provozní řád, webové stránky, ceník, objednávka obce, evidence dispečinku, kniha jízd, personální dokumentace a vystavená faktura musí popisovat jednu a tutéž událost.

Pokud například faktura obsahuje pohotovostní příplatek, ale kniha jízd neuvádí přesný čas výjezdu nebo osoby tvořící posádku, může vzniknout problém s uznáním nákladu. Totéž platí v případě, kdy pohřební služba nemá cenu a časový režim pohotovosti veřejně zveřejněny.

Doporučený důkazní balíček

Pohřebním službám lze doporučit, aby ke každému sociálnímu pohřbu vytvořily samostatný „důkazní balíček“. Ten by měl propojit celý proces od objednávky až po fakturaci:

1. objednávku nebo pokyn obce,

2. datum a přesný čas přijetí požadavku,

3. čas výjezdu,

4. identifikaci vozidla,

5. jména nejméně dvou členů posádky,

6. místo převzetí zemřelého,

7. čas dokončení zásahu a návratu,

8. použitou sazbu,

9. důvod uplatnění pohotovostního příplatku,

10. záznam v knize jízd,

11. vazbu na personální a mzdové podklady,

12. vystavenou fakturu.

U elektronických provozních systémů by měl být tento balíček vytvářen automaticky. Například v systému EAS může být každý sociální pohřeb veden jako jeden uzavřený případ, ve kterém jsou vzájemně propojeny objednávka obce, dispečerský záznam, vozidlo, posádka, časový průběh výjezdu, použitá sazba a faktura.

Citlivé mzdové podklady je vhodné uchovávat odděleně s omezeným přístupem. V provozní dokumentaci může být pouze odkaz na jejich existenci a umístění.

Význam pro obce i pohřební služby

Jasně nastavená dokumentace chrání obě strany. Obec získá podklady potřebné pro uplatnění náhrady účelně vynaložených nákladů a pohřební služba může prokázat oprávněnost fakturované pohotovostní sazby.

Provozovatelé pohřebních služeb by proto měli bez odkladu provést kontrolu:

• provozního řádu,

• veřejného ceníku,

• údajů zveřejněných na webu,

• pracovněprávního nastavení pohotovosti,

• mzdové evidence,

• dispečerských záznamů,

• knih jízd,

• fakturačních postupů.

Zásadní pravidlo je jednoduché: všechny evidenční a účetní podklady musí být časově i obsahově shodné.

Pohotovostní výjezd při sociálním pohřbu může být oprávněným nákladem. Musí však být předem řádně nastaven, veřejně popsán, skutečně uskutečněn a následně průkazně doložen.

Asociace pohřebních služeb v ČR